Datenschutz

DATENSCHUTZERKLÄRUNG / DATENSCHUTZINFORMATIONEN

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

DWG GmbH & Co. KG Weingartenstraße 4 35579 Wetzlar Deutschland

Geschäftsführung: Aziz Seckin

E-Mail: service@dwg-waermeschutz.de

Telefon: 0800 7824212

Website: dwg-waermeschutz.de

Registergericht: Amtsgericht Wetzlar

Handelsregister: HRA 8213

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Vertragsanbahnung, zur Prüfung von Heizungsanlagen, zum Abschluss und zur Durchführung von Service- und Schutzverträgen sowie zur Erbringung von Wartungs-, Reparatur- und sonstigen Serviceleistungen erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere gehören:

- Name - Anschrift - E-Mail-Adresse - Telefonnummer - Objekt- und Heizungsanlagendaten - Hersteller, Modell, Baujahr und Seriennummer - Wartungsdaten - Störungs- und Reparaturdaten - Mängel und Vorschäden - Fotos und Dokumente - Termin- und Einsatzdaten - Vertrags- und Tarifdaten - Rechnungs- und Zahlungsdaten - Kommunikationsdaten - Portal- und Benutzerkontodaten - technische Protokoll- und Sicherheitsdaten

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck insbesondere auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung von Verträgen.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere für IT-Sicherheit, ordnungsgemäße Geschäftsabläufe, Missbrauchsprävention und die Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO soweit eine Verarbeitung auf einer erteilten Einwilligung beruht.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Website

Beim Besuch unserer Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere:

- IP-Adresse - Datum und Uhrzeit - aufgerufene Seiten - Browserinformationen - Betriebssystem - Referrer - technische Geräteinformationen

Diese Verarbeitung dient insbesondere der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website.

5. Kontaktaufnahme und Interessenten

Bei Kontaktaufnahme über Website, Telefon, E-Mail oder andere Kommunikationswege verarbeiten wir die übermittelten Daten zur Bearbeitung der Anfrage.

Dies können insbesondere sein:

- Name - Anschrift - E-Mail - Telefonnummer - Heizungsdaten - Objektadresse - Anfrageinhalt - gewünschter Tarif - Vertriebskanal - Gesprächsnotizen - Wiedervorlagen

Eine Anfrage führt nicht automatisch zum Abschluss eines Vertrags.

Interessenten-, Lead-, Kunden- und Vertragsdaten werden innerhalb unserer eigenen Anwendung und der zugehörigen technischen Infrastruktur verarbeitet. Ein externes CRM-System setzen wir derzeit nicht ein.

6. Technische Anlagenprüfung

Vor Vertragsabschluss kann eine technische Prüfung der Heizungsanlage erforderlich sein.

Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:

- Heizungsart - Hersteller - Modell - Baujahr - Seriennummer - Standort - Wartungshistorie - Betriebszustand - Störungen - Mängel - Vorschäden - technische Feststellungen - Fotos - Dokumente - Technikerangaben - Prüfergebnis - DWG-Freigabe

Die Daten dienen insbesondere der Beurteilung, ob und unter welchen Voraussetzungen die Heizungsanlage für einen Vertrag geeignet ist.

7. Vertragsabschluss und Vertragsverwaltung

Bei Vertragsabschluss und während der Vertragsdurchführung verarbeiten wir insbesondere:

- Kundenstammdaten - Kundennummer - Vertragsnummer - Heizungsanlage - Prüf- und Freigabeinformationen - Tarif - Vertragsbeginn - Laufzeit - Vergütung - Zahlungsweise - Vertragsunterlagen - verwendete Rechtstextversionen - Vertragsbestätigungen - Kommunikations- und Versandnachweise

Die beim Vertragsschluss verwendeten Dokument- und Rechtstextversionen können dauerhaft dem jeweiligen Vertrag zugeordnet werden.

8. Kundenportal „Mein DWG“

Im Kundenportal können insbesondere folgende Daten verarbeitet und angezeigt werden:

- Kontaktdaten - Verträge - Heizungsanlagen - Wartungen - Störungsmeldungen - Reparaturen - Termine - Rechnungen - Vertragsunterlagen - Dokumente

Zusätzlich werden Daten verarbeitet, die zur Anmeldung, Authentifizierung und Sicherheit des Benutzerkontos erforderlich sind.

9. Wartung, Störungen und Reparaturen

Für Wartungs-, Störungs- und Reparaturvorgänge können insbesondere verarbeitet werden:

- betroffene Anlage - Fehlerbeschreibung - Fotos - Dokumente - Termine - Technikerberichte - Prüf- und Messergebnisse - verwendete Materialien - Ersatzteile - Kosten - Bearbeitungsstatus

Soweit erforderlich, können Daten an eingesetzte Techniker und Fachbetriebe weitergegeben werden.

10. Techniker und Dienstleister

Zur Durchführung von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen können eigene Mitarbeiter oder externe Fachbetriebe eingesetzt werden.

Diese erhalten nur die für den jeweiligen Auftrag notwendigen Informationen, zum Beispiel:

- Kundenname - Anschrift - Telefonnummer - Termin - Anlagenstandort - technische Daten - Fehlerbeschreibung - Auftragsinformationen

11. Rechnungen und Zahlungsabwicklung

Für Rechnungsstellung, SEPA-Abwicklung und Zahlungsverwaltung verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Kunden-, Vertrags-, Rechnungs- und Bankdaten, insbesondere:

- Rechnungsanschrift - Kunden- und Vertragsnummer - Rechnungsbeträge - Zahlungsstatus - Bank- und SEPA-Daten, soweit erforderlich - steuer- und handelsrechtlich erforderliche Informationen

Ein externer Zahlungsdienstleister ist derzeit technisch nicht angebunden; die Zahlungsverwaltung erfolgt innerhalb unserer eigenen Anwendung. Soweit künftig Banken oder externe Zahlungsdienstleister eingebunden werden, werden die Datenschutzinformationen entsprechend aktualisiert.

Unabhängig davon können Daten im gesetzlich erforderlichen Umfang an Steuerberatung, Buchhaltung oder Behörden übermittelt werden.

12. Dokumente und Fotos

Im Rahmen unserer Leistungen können insbesondere folgende Dokumente gespeichert werden:

- Anlagenfotos - Prüfberichte - Wartungsberichte - Reparaturberichte - Rechnungen - Vertragsunterlagen - sonstige Servicedokumente

Diese Daten werden nur berechtigten Personen zugänglich gemacht.

13. E-Mail und Kommunikation

Wir verarbeiten Kommunikationsdaten insbesondere zur:

- Bearbeitung von Anfragen - Terminvereinbarung - Vertragskommunikation - Übermittlung von Vertragsunterlagen - Serviceabwicklung - Rechnungsübermittlung - Bearbeitung von Störungen und Reparaturen

E-Mail-Versand

Für den technischen Versand von E-Mails wird derzeit der Dienst Resend eingesetzt bzw. vorbereitet. Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

- Name - E-Mail-Adresse - Empfängeradresse - Betreff - Nachrichteninhalt - technische Versandinformationen - Zustell- und Fehlerstatus

Der Dienst wird insbesondere für die technische Übermittlung von Vertrags-, Service- und Systemkommunikation eingesetzt bzw. vorbereitet.

14. Cookies, Speicherfunktionen und Analyse

Unsere Anwendung verwendet technisch erforderliche Speicher- und Cookie-Funktionen, soweit diese für Betrieb, Sicherheit oder vom Nutzer gewählte Einstellungen erforderlich sind.

Die Einwilligungsentscheidung wird über eine eigene Consent-Komponente verwaltet; die getroffene Auswahl wird derzeit lokal im Browser des Nutzers gespeichert.

Analyse-, Tracking- oder Marketing-Dienste sind derzeit nicht aktiv eingebunden. Sollten künftig solche Technologien eingesetzt werden, werden diese Datenschutzinformationen und das Einwilligungsmanagement zuvor entsprechend angepasst.

15. Hosting und technische Bereitstellung

Unsere Website, das ServiceCenter und das Kundenportal werden über technische Hosting- und Cloud-Infrastruktur bereitgestellt.

Dabei können insbesondere technische Zugriffsdaten sowie die zur Bereitstellung der Anwendung erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Die Anwendung nutzt derzeit Infrastruktur von Lovable sowie technische Edge-/Netzwerkdienste von Cloudflare.

16. Datenbank, Benutzerkonten und Dokumentenspeicherung

Für die Bereitstellung unserer Anwendung werden technische Cloud-Dienste eingesetzt zur:

- Speicherung von Kunden- und Vertragsdaten - Verwaltung von Benutzerkonten und Authentifizierung - Speicherung von Dokumenten und Fotos

Hierüber werden insbesondere Daten verarbeitet, die für ServiceCenter, Kundenportal, Vertragsverwaltung, Anlagenprüfung, Wartung, Reparaturen und Dokumentenbereitstellung erforderlich sind.

Dokumente und Fotos werden in einer nicht öffentlich zugänglichen Ablage gespeichert und nur berechtigten Personen zugänglich gemacht.

17. Empfänger

Personenbezogene Daten können soweit erforderlich insbesondere an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden:

- berechtigte Mitarbeiter der DWG - Techniker - Fachbetriebe - IT-, Hosting- und Cloud-Dienstleister - Datenbank-, Authentifizierungs- und Storage-Dienstleister - E-Mail-Versanddienstleister - Banken sowie mit der Zahlungsabwicklung beauftragte Stellen - Steuerberater und Buchhaltung - Rechtsberater - Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung

18. Drittlandübermittlungen

Soweit eingesetzte Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder von dort Zugriff auf Daten besteht, werden die hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Voraussetzungen berücksichtigt.

Die konkret betroffenen Dienste richten sich nach den tatsächlich eingesetzten technischen Dienstleistern.

19. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden zweckbezogen und nur so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist:

- Interessenten- und Leaddaten: solange dies für die Bearbeitung der Anfrage und die Vertragsanbahnung erforderlich ist oder ein berechtigter Aufbewahrungsgrund besteht. - Vertrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: entsprechend der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. - Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten: solange dies für Betrieb, Stabilität und Sicherheit erforderlich ist. - Fotos sowie technische Prüf-, Wartungs- und Serviceunterlagen: solange dies für Vertragsdurchführung, Service, Nachweiszwecke oder die Geltendmachung bzw. Abwehr rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf etwaiger Aufbewahrungspflichten werden die Daten gelöscht oder eingeschränkt verarbeitet.

20. Datensicherheit

DWG trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

- Authentifizierung - rollenbasierte Berechtigungen - Zugriffsbeschränkungen - technische Zugriffskontrollen - Protokollierung - verschlüsselte Datenübertragung - geschützte Dokumentenspeicherung

21. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

- Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO - Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO - Löschung gemäß Art. 17 DSGVO - Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO - Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO - Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO - Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen können gerichtet werden an:

DWG GmbH & Co. KG Weingartenstraße 4 35579 Wetzlar

E-Mail: service@dwg-waermeschutz.de

22. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Für Unternehmen mit Sitz in Hessen kommt insbesondere der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit als zuständige Aufsichtsbehörde in Betracht.

23. Datenschutzbeauftragter

Soweit für die DWG GmbH & Co. KG ein Datenschutzbeauftragter bestellt wurde oder gesetzlich bestellt werden muss, werden dessen Kontaktdaten entsprechend bekanntgegeben.

24. Herkunft personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten erhalten wir grundsätzlich direkt von der betroffenen Person.

Daneben können Daten insbesondere von folgenden Stellen stammen:

- Eigentümer oder Vertragspartner - Techniker oder Fachbetriebe - Vertriebspartner - vom Kunden benannte Ansprechpartner - Mitarbeiter im Rahmen der Interessenten- oder Kundenaufnahme

Soweit Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben werden, werden die hierfür geltenden gesetzlichen Informationspflichten berücksichtigt.

25. Automatisierte Entscheidungen

Die Entscheidung über die Vertragsfähigkeit einer Heizungsanlage erfolgt nicht ausschließlich automatisiert.

Die technische Prüfung und die endgültige DWG-Freigabe erfolgen durch hierzu berechtigte Personen.

26. Aktualisierung

Diese Datenschutzinformationen können angepasst werden, wenn sich gesetzliche Anforderungen, unsere Leistungen, eingesetzte Dienstleister oder technische Verfahren ändern.

Es gilt die jeweils für den betreffenden Vorgang maßgebliche Fassung.